Віртуальні номери телефону – в чому їх користь для вашого бізнесу?

Незалежно від того, у якій сфері бізнес провадить свою діяльність, чи навіть наскільки масштабною є компанія, в неї однаково є потреба в якісній бізнес-телефонії. Гідно технологічно забезпечена комунікація – це вже пів шляху до успішної взаємодії з клієнтами та партнерами. І, на жаль, зачасту звичайних телефонних номерів, яким користуються всі, стає вже недостатньо. Традиційні телефонні системи часто вже не можуть запропонувати достатню кількість можливостей, котрі задовільнять сучасні потреби бізнесу, що швидко розвивається.

Одна з головних проблем, з якими стикаються всі компанії, що послуговуються традиційними телефонними номерами (DEF номер) – це обмежена гнучкість та доступність. Зараз ми детальніше розповімо, що маємо на увазі. Подібні звичні нам технології, коли використовуються у промислових масштабах, потребують значних інвестицій в обладнання, оплату за рахунки та технічне обслуговування. Такі вимоги значною мірою ускладнюють масштабування та обмежують роботу з міжнародними клієнтами чи віддаленими командами. Так само, забезпечення високого рівня обслуговування клієнтів часто стає складним викликом, оскільки клієнти очікують швидкої та якісної підтримки, які звичайні телефонні мережі не завжди можуть гарантувати. 

Саме в таких ситуаціях на допомогу й приходять віртуальні телефонні номери, які пропонують унікальні переваги, що ними не можуть повихвалятися стандартні рішення. У цій статті ми розглянемо, що таке віртуальний номер телефону, як він допомагає бізнесам ефективніше управляти комунікаціями, як відбувається отримання віртуального номеру та багато іншого.

Що таке віртуальний номер телефону?

Розпочнемо з основ: що таке віртуальний номер телефону? 

Віртуальний номер – це той самий телефонний номер, який всім нам знайомий, лиш із двома основними відмінностями:

1) він не прив’язаний до конкретної фізичної телефонної лінії або SIM-карти;

2) є багатоканальним. 

На відміну від традиційних варіантів, віртуальний номер працює через інтернет та можуть перенаправляти дзвінки з будь-якої лінії на будь-який пристрій, незалежно від того, чи це ПК, ноутбук, смартфон чи віртуальний телефон, підключений до Інтернету. Тож основні переваги, які можуть запропонувати віртуальні номери, полягають в їх гнучкості та легшому доступі, що робить їх ідеальним рішенням для бізнесу будь-якого розміру. Це означає, що віртуальні номери телефону можуть бути інтегровані з різноманітними комунікаційними чи бізнес-платформами та чудово підходять для налаштування багатоканальних систем зв’язку.

Іншою важливою відмінністю від традиційних телефонних послуг, які часто вимагають тривалих контрактів, є те, що провайдери, які надають віртуальні номери телефону, пропонують швидке підключення та можливість скасування або заміни номеру в короткі терміни. Така гнучкість особливо вигідна для бізнесу, якому може знадобитися швидко адаптувати свої комунікаційні потреби.

Насправді, віртуальний номер – не така вже й новинка, як це може здатися з першого погляду. Перші віртуальні номери телефону з’явилися ще наприкінці 1990-х років, коли сам інтернет і, відповідно, технології VoIP почали набирати популярність. Спершу вони використовувалися бізнесом хіба що для зниження витрат на міжнародні дзвінки. Однак з часом, внаслідок активного розвитку програмного забезпечення у сфері комунікацій, віртуальні номери стали універсальним інструментом для бізнесу, дозволяючи ефективніше виконувати велику кількість задач, забезпечити безперебійну та якісну комунікацію незалежно від географічного розташування.

Як працює віртуальний телефонний номер?

Як ми вже зазначали, основна технологія, за допомогою якої працюють віртуальні номери телефону – VoIP (Voice over Internet Protocol), що дозволяє передавати голос через Інтернет у вигляді цифрових голосових даних. А VoIP-платформа виконує функції телефонної станції, обробляючи дзвінки та забезпечуючи їх маршрутизацію. 

Таким самим чином працюють і дзвінки на віртуальні номери телефону. Коли дзвінок надходить на віртуальний номер телефону, VoIP протокол перетворює його в цифровий сигнал, спрямовує дзвінок до потрібного пристрою, додатка або навіть абонента – маршрутизує його відповідно до налаштувань системи. Віртуальні номери можуть використовуватись на всіх пристроях, що мають доступ до мережі: це може бути стаціонарний телефон, мобільний телефон або комп’ютер з відповідним програмним забезпеченням. Відповідно, для використання таких номерів неважливо, в якій географічній точці розташовані пристрій та абоненти.

Та звісно, повністю віртуальні номери розкривають свій потенціал лише у тісній взаємодії із різними програмними рішеннями, такими як ПЗ для кол-центрів. Так, підключивши віртуальні номери до VoIPTime Contact Center ви отримуєте доступ до широкого спектру функцій, таких як автоматичне розподілення дзвінків – ACD, голосові меню IVR, запис розмов та інші можливості, що здатні в рази підвищити ефективність комунікації. Такі системи пропонують бізнесу значно кращі умови для ефективного виконання бізнес-процесів, аніж DEF номер чи інша традиційна телефонія. За допомогою використання таких інструментів, як віртуальні номери телефону та програми для кол-центрів, бізнес створює гнучкі та масштабовані системи, які відповідають потребам сучасних компаній та здатні забезпечити успішне виконання всіх необхідних процесів.

Типи віртуальних телефонних номерів

Віртуальні номери телефону можна розділити на 4 види, кожен з яких має свої унікальні характеристики та найкраще підходить під конкретні запити бізнесів. Тож розглянемо цю класифікацію детальніше:

Віртуальні мобільні номери

Мобільні віртуальні номери є практично аналогічними до звичайних мобільних номерів, лиш з одною характерною відмінністю: вони працюють через інтернет, а не за технологією звичайного сотового зв’язку. Ви можете використовувати віртуальний мобільний номер для прийому SMS чи їх надсилання, а також для роботи із вхідними та вихідними дзвінками. 

Такі номери абсолютно не прив’язані ні до конкретного пристрою, ні до фізичної SIM-картки, чим ми завдячуємо хмарним технологіям, на яких та побудована. Відповідно, користувачі можуть в будь-який момент без жодних проблем перемикатися між пристроями та продовжувати комунікацію без перебоїв.

Віртуальні мобільні номери найчастіше використовуються як окремий контакт спеціалістів, які працюють “в полі”, або для проведення маркетингових кампаній. Мобільним працівникам може надаватись такий номер замість персонального, що допомагає чітко розмежовувати особисте життя із посадовими обов’язками, а також зберігати запис розмов.

Міжнародні віртуальні номери

Міжнародні віртуальні номери по своїй суті є імітацією звичайних міських або регіональних телефонних номерів будь-якої країни світу, але, як і будь-який інший віртуальний номер, працюють через інтернет. Так само як віртуальні мобільні номери, вони дозволяють здійснювати та приймати дзвінки, проте міжнародний віртуальний номер для прийому SMS не згодиться.

Основна їх функція полягає у забезпеченні доступності та полегшенні контакту з клієнтами з інших регіонів, навіть якщо бізнес немає там фізичної присутності. Якщо ваш бізнес має клієнтів або партнерів за кордоном, міжнародні віртуальні номери надають можливість здійснювати міжнародні дзвінки за доступними тарифами.

Такий підхід є особливо корисним, коли мова йде про підвищення довіри клієнтів та покращення локального маркетингу.

0-800 віртуальні номери

0-800-ті номери (також відомі як toll-free номери) дозволяють клієнтам здійснювати безкоштовні дзвінки до компанії. Тобто будь-які витрати на дзвінок оплачує власник номера, незалежно від того чи він є вхідним, чи вихідним, таким чином заохочуючи клієнтів телефонувати.

Ця особливість робить 0-800 номери ідеальним рішенням для компаній, що прагнуть покращити обслуговування клієнтів та підвищити рівень лояльності. Клієнти можуть легко і без додаткових витрат зв’язуватися з компанією, що робить ці номери популярними для служб підтримки та гарячих ліній, телефонів довіри та екстренних служб.

Окрім того, 0-800 номери створюють професійний імідж компанії, демонструючи її орієнтованість на клієнта. Використання таких номерів може допомогти в розширенні бізнесу на національному рівні, оскільки вони зазвичай не мають географічної прив’язки. Це дозволяє компаніям залучати клієнтів з різних регіонів, не обмежуючись локальними межами.

Міські віртуальні номери

Поняття міських віртуальних номерів є дещо наближене до національних, але вони так само чітко розмежовуються певними характеристиками. Тож, міські віртуальні номери виглядають як звичайні номери у певному географічному регіоні, з певним кодом міста.

Основна перевага міські віртуальних номерів полягає в тому, що вони дозволяють клієнтам дзвонити за місцевими тарифами, що знижує витрати на дзвінки та підвищує зручність для клієнтів. Це також сприяє створенню довіри до компанії, оскільки клієнти бачать, що компанія має місцевий номер, і це робить її більш привабливою для співпраці.

Переваги віртуальних номерів телефону для бізнесу

Ми вже відповіли на запитання, що таке віртуальні номери, як вони працюють та які бувають. Тож тепер час з’ясувати, що ж особливого може запропонувати віртуальний номер телефону, як ви можете використати його для підвищення ефективності вашого бізнесу і в чому проявляються основні його переваги.

Функціональність

Віртуальні номери стають надзвичайно важливим інструментом для сучасних бізнесів завдяки їхній високій функціональності. На відміну від традиційних телефонних ліній, вони можуть бути підключені до колтрекінгу або професійних платформ для кол-центру, які значно полегшують управління телефонними комунікаціями.

Основні функції, які стають можливими завдяки підключенню до платформи для кол-центру, включають автоматичне розподілення дзвінків (ACD), інтерактивні голосові меню (IVR), запис розмов, аналітику дзвінків та інтеграцію з CRM-системами. Завдяки цим можливостям бізнес може ефективно керувати вхідними дзвінками, покращувати обслуговування клієнтів та оптимізувати діяльність відділів продажів і підтримки. Наприклад, налаштовуючи IVR, можна створити багаторівневе меню для автоматичного перенаправлення дзвінків на відповідні відділи чи співробітників, що робить обробку запитів швидшою та ефективнішою.

Доступність

Віртуальні номери забезпечують високу доступність та можливість зв’язуватися з клієнтами з будь-якої точки світу без витрат на роумінг. Це особливо важливо для міжнародних компаній та організацій з розподіленими командами. Окрім того, віртуальний номер стане простим способом зв’язку з вашим бізнесом для клієнтів та партнерів, навіть якщо ви не маєте регіонального представництва в певній країні. Це спрощує комунікацію і підвищує доступність компанії. 

Організація віддаленої роботи

Для віддалених команд використання одних і тих же номерів без прив’язки до офісу є особливо зручним у сучасних умовах дистанційної роботи. Один віртуальний номер може виконувати функції стаціонарної лінії у вашому офісі. Дзвінки можна перенаправляти на голосову пошту, коли всі співробітники недоступні, таким чином запобігаючи пропущеним дзвінкам. Функція IVR-системи допоможе запропонувати клієнтам залишити запит на колбек або ж надіслати керівнику відділу електронний лист з записом дзвінка, гарантуючи, що жоден дзвінок не залишиться без відповіді.

Багатоканальність

Один віртуальний номер може обслуговувати декілька сотень одночасних дзвінків (як вхідних, так і вихідних). Це дозволяє бізнесу легко масштабуватись в періоди сезонного навантаження без потреби підключення додаткових телефонних ліній. Така багатоканальність значно покращує якість обслуговування клієнтів, адже усуває сигнали “зайнято”, зменшує час очікування на лінії та оптимізовує розподіл ресурсів.

Гнучкість

Віртуальні номери відрізняються високою гнучкістю, що дозволяє швидко адаптуватися до змінних потреб бізнесу. Наприклад, при розширенні бізнесу, переїзді головного офісу чи відкритті нових відділень можна зберегти існуючий віртуальний номер телефону, легко додати нові номери та налаштувати їх без значних витрат часу та ресурсів. Віртуальні номери можна також швидко змінювати чи перенаправляти на інші пристрої без необхідності фізичного переналаштування обладнання. Це дозволяє оптимізувати витрати на комунікацію і керувати ресурсами компанії ефективно.

Економія коштів

Однією з ключових переваг віртуальних номерів є їх вигідність. Оскільки для їх використання не потрібне дороговартісне обладнання або складні інфраструктурні рішення, витрати на їх обслуговування значно нижчі у порівнянні з традиційними телефонними системами.  Крім того, віртуальні номери допомагають зменшити витрати на міжнародні дзвінки, що робить їх особливо вигідними для бізнесів з великим обсягом міжнародних контактів.

Як отримати віртуальний телефонний номер?

Як отримати віртуальний телефонний номер? Отримати віртуальний номер телефону дуже просто. Першим кроком є вибір надійного постачальника послуг віртуальної телефонії. На ринку існує безліч провайдерів, що пропонують різні пакети послуг, тому важливо обрати того, який найкраще відповідатиме потребам вашого бізнесу. Після вибору провайдера вам необхідно зареєструватися на їх платформі та обрати відповідний тарифний план.

Наступний крок – вибір типу віртуального номера (мобільний, міжнародний, toll-free чи міський) та налаштування його функціоналу. Більшість провайдерів пропонують зручні онлайн-панелі для управління номерами, де можна налаштувати переадресацію дзвінків, інтеграцію з іншими системами та інші параметри.

Після завершення налаштувань ви отримаєте віртуальний номер, готовий до використання та підключення до обраної вами платформи для колл-центру. Завдяки простоті та зручності процесу, перехід на віртуальні номери у вашому бізнесі може бути здійснений швидко та безболісно, забезпечуючи всі переваги сучасних телекомунікаційних технологій.