Виртуальные номера телефона — в чем их польза для вашего бизнеса?

Независимо от того, в какой сфере бизнес ведет свою деятельность, или даже насколько масштабной является компания, у нее все равно есть потребность в качественной бизнес-телефонии. Достойно технологически обеспеченная коммуникация — это уже полпути к успешному взаимодействию с клиентами и партнерами. И, к сожалению, зачастую обычных телефонных номеров, которым пользуются все, становится уже недостаточно. Традиционные телефонные системы часто уже не могут предложить достаточное количество возможностей, которые удовлетворят современные потребности быстро развивающегося бизнеса.

Одна из главных проблем, с которыми сталкиваются все компании, пользующиеся традиционными телефонными номерами (DEF номер) — это ограниченная гибкость и доступность. Сейчас мы подробнее расскажем, что имеем в виду. Подобные привычные нам технологии, когда используются в промышленных масштабах, требуют значительных инвестиций в оборудование, оплату за счета и техническое обслуживание. Такие требования в значительной степени затрудняют масштабирование и ограничивают работу с международными клиентами или удаленными командами. Так же, обеспечение высокого уровня обслуживания клиентов часто становится сложным вызовом, поскольку клиенты ожидают быстрой и качественной поддержки, которые обычные телефонные сети не всегда могут гарантировать.

Именно в таких ситуациях на помощь и приходят виртуальные телефонные номера, предлагающие уникальные преимущества, которыми не могут похвастаться стандартные решения. В этой статье мы рассмотрим, что такое виртуальный номер телефона, как он помогает бизнесам эффективнее управлять коммуникациями, как происходит получение виртуального номера и многое другое.

Что такое виртуальный номер телефона?

Начнем с основ: что такое виртуальный номер телефона?

Виртуальный номер — это тот же телефонный номер, который всем нам знаком, только с двумя основными отличиями:

1) он не привязан к конкретной физической телефонной линии или SIM-карте;

2) является многоканальным.

В отличие от традиционных вариантов, виртуальный номер работает через интернет и может перенаправлять звонки с любой линии на любое устройство, независимо от того, это ПК, ноутбук, смартфон или виртуальный телефон, подключенный к интернету. Поэтому основные преимущества, которые могут предложить виртуальные номера, заключаются в их гибкости и легком доступе, что делает их идеальным решением для бизнеса любого размера. Это означает, что виртуальные номера телефона могут быть интегрированы с различными коммуникационными или бизнес-платформами и отлично подходят для настройки многоканальных систем связи.

Другим важным отличием от традиционных телефонных услуг, которые часто требуют длительных контрактов, провайдеры, предоставляющие виртуальные номера телефона, предлагают быстрое подключение и возможность отмены или замены номера в короткие сроки. Такая гибкость особенно выгодна для бизнеса, которому может потребоваться быстро адаптировать свои коммуникационные потребности.

На самом деле, виртуальный номер — не такая уж и новинка, как это может показаться с первого взгляда. Первые виртуальные номера телефона появились еще в конце 1990-х годов, когда сам интернет и, соответственно, технологии VoIP начали набирать популярность. Сперва они использовались бизнесом разве что для снижения расходов на международные звонки. Однако со временем, вследствие активного развития программного обеспечения в сфере коммуникаций, виртуальные номера стали универсальным инструментом для бизнеса, позволяя эффективнее выполнять большое количество задач, обеспечить бесперебойную и качественную коммуникацию независимо от географического расположения.

Как работает виртуальный телефонный номер?

Как мы уже отмечали, основная технология, с помощью которой работают виртуальные номера телефона — VoIP (Voice over Internet Protocol), позволяющая передавать голос через Интернет в виде цифровых голосовых данных. А VoIP-платформа выполняет функции телефонной станции, обрабатывая звонки и обеспечивая их маршрутизацию.

Таким же образом работают и звонки на виртуальные номера телефона. Когда звонок поступает на виртуальный номер телефона, VoIP протокол преобразует его в цифровой сигнал, направляет звонок к нужному устройству, приложению или даже абоненту — маршрутизирует его в соответствии с настройками системы. Виртуальные номера могут использоваться на всех устройствах, имеющих доступ к сети: это может быть стационарный телефон, мобильный телефон или компьютер с соответствующим программным обеспечением. Соответственно, для использования таких номеров неважно, в какой географической точке расположены устройство и абоненты.

Но конечно, полностью виртуальные номера раскрывают свой потенциал только в тесном взаимодействии с различными программными решениями, такими как ПО для колл-центров. Так, подключив виртуальные номера к VoIPTime Contact Center вы получаете доступ к широкому спектру функций, таких как автоматическое распределение звонков — ACD, голосовые меню IVR, запись разговоров и другие возможности, которые способны в разы повысить эффективность коммуникации. Такие системы предлагают бизнесу значительно лучшие условия для эффективного выполнения бизнес-процессов, чем DEF номер или другая традиционная телефония. С помощью использования таких инструментов, как виртуальные номера телефона и программы для колл-центров, бизнес создает гибкие и масштабируемые системы, которые отвечают потребностям современных компаний и способны обеспечить успешное выполнение всех необходимых процессов.

Типы виртуальных телефонных номеров

Виртуальные номера телефона можно разделить на 4 вида, каждый из которых имеет свои уникальные характеристики и лучше всего подходит под конкретные запросы бизнесов. Поэтому рассмотрим эту классификацию подробнее:

Виртуальные мобильные номера

Мобильные виртуальные номера практически аналогичны обычным мобильным номерам, лишь с одним характерным отличием: они работают через интернет, а не по технологии обычной сотовой связи. Вы можете использовать виртуальный мобильный номер для приема SMS или их отправки, а также для работы с входящими и исходящими звонками.

Такие номера абсолютно не привязаны ни к конкретному устройству, ни к физической SIM-карте, чем мы обязаны облачным технологиям, на которых та построена. Соответственно, пользователи могут в любой момент без проблем переключаться между устройствами и продолжать коммуникацию без перебоев.

Виртуальные мобильные номера чаще всего используются как отдельный контакт специалистов, работающих «в поле», или для проведения маркетинговых кампаний. Мобильным работникам может предоставляться такой номер вместо персонального, что помогает четко разграничивать личную жизнь с должностными обязанностями, а также сохранять запись разговоров.

Международные виртуальные номера

Международные виртуальные номера по своей сути являются имитацией обычных городских или региональных телефонных номеров любой страны мира, но, как и любой другой виртуальный номер, работают через интернет. Так же как виртуальные мобильные номера, они позволяют совершать и принимать звонки, однако международный виртуальный номер для приема SMS не пригодится.

Основная их функция заключается в обеспечении доступности и облегчении контакта с клиентами из других регионов, даже если бизнес не имеет там физического присутствия. Если ваш бизнес имеет клиентов или партнеров за рубежом, международные виртуальные номера предоставляют возможность совершать международные звонки по доступным тарифам.

Такой подход особенно полезен, когда речь идет о повышении доверия клиентов и улучшении локального маркетинга.

0-800 виртуальные номера

0-800-е номера (также известные как toll-free номера) позволяют клиентам совершать бесплатные звонки в компанию. То есть любые расходы на звонок оплачивает владелец номера, независимо от того является ли он входящим или исходящим, таким образом поощряя клиентов звонить.

Эта особенность делает 0-800 номера идеальным решением для компаний, стремящихся улучшить обслуживание клиентов и повысить уровень лояльности.

Клиенты могут легко и без дополнительных затрат связываться с компанией, что делает эти номера популярными для служб поддержки и горячих линий, телефонов доверия и экстренных служб.

Кроме того, 0-800 номера создают профессиональный имидж компании, демонстрируя ее ориентированность на клиента. Использование таких номеров может помочь в расширении бизнеса на национальном уровне, поскольку они обычно не имеют географической привязки. Это позволяет компаниям привлекать клиентов из разных регионов, не ограничиваясь локальными границами.

Городские виртуальные номера

Понятие городских виртуальных номеров несколько приближено к национальным, но они так же четко разграничиваются определенными характеристиками. Поэтому, городские виртуальные номера выглядят как обычные номера в определенном географическом регионе, с определенным кодом города.

Основное преимущество городских виртуальных номеров заключается в том, что они позволяют клиентам звонить по местным тарифам, что снижает расходы на звонки и повышает удобство для клиентов. Это также способствует созданию доверия к компании, поскольку клиенты видят, что компания имеет местный номер, и это делает ее более привлекательной для сотрудничества.

Преимущества виртуальных номеров телефона для бизнеса

Мы уже ответили на вопрос, что такое виртуальные номера, как они работают и какие бывают. Теперь пора выяснить, что же особенного может предложить виртуальный номер телефона, как вы можете использовать его для повышения эффективности вашего бизнеса и в чем проявляются основные его преимущества.

Функциональность

Виртуальные номера становятся чрезвычайно важным инструментом для современных бизнесов благодаря их высокой функциональности. В отличие от традиционных телефонных линий, они могут быть подключены к коллтрекингу или профессиональным платформам для колл-центра, которые значительно облегчают управление телефонными коммуникациями.

Основные функции, которые становятся возможными благодаря подключению к платформе для колл-центра, включают автоматическое распределение звонков (ACD), интерактивные голосовые меню (IVR), запись разговоров, аналитику звонков и интеграцию с CRM-системами. Благодаря этим возможностям бизнес может эффективно управлять входящими звонками, улучшать обслуживание клиентов и оптимизировать деятельность отделов продаж и поддержки. Например, настраивая IVR, можно создать многоуровневое меню для автоматического перенаправления звонков на соответствующие отделы или сотрудников, что делает обработку запросов более быстрой и эффективной.

Доступность

Виртуальные номера обеспечивают высокую доступность и возможность связываться с клиентами из любой точки мира без затрат на роуминг. Это особенно важно для международных компаний и организаций с распределенными командами. Кроме того, виртуальный номер станет простым способом связи с вашим бизнесом для клиентов и партнеров, даже если вы не имеете регионального представительства в определенной стране. Это упрощает коммуникацию и повышает доступность компании.

Организация удаленной работы

Для удаленных команд использование одних и тех же номеров без привязки к офису особенно удобно в современных условиях дистанционной работы. Один виртуальный номер может выполнять функции стационарной линии в вашем офисе. Звонки можно перенаправлять на голосовую почту, когда все сотрудники недоступны, таким образом предотвращая пропущенные звонки. Функция IVR-системы поможет предложить клиентам оставить запрос на коллбек или же отправить руководителю отдела электронное письмо с записью звонка, гарантируя, что ни один звонок не останется без ответа.

Многоканальность

Один виртуальный номер может обслуживать несколько сотен одновременных звонков (как входящих, так и исходящих). Это позволяет бизнесу легко масштабироваться в периоды сезонной нагрузки без необходимости подключения дополнительных телефонных линий. Такая многоканальность значительно улучшает качество обслуживания клиентов, ведь она исключает сигналы «занято», уменьшает время ожидания на линии и оптимизирует распределение ресурсов.

Гибкость

Виртуальные номера отличаются высокой гибкостью, что позволяет быстро адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса. Например, при расширении бизнеса, переезде главного офиса или открытии новых отделений можно сохранить существующий виртуальный номер телефона, легко добавить новые номера и настроить их без значительных затрат времени и ресурсов. Виртуальные номера можно быстро менять или перенаправлять на другие устройства без необходимости физической перенастройки оборудования. Это позволяет оптимизировать расходы на коммуникацию и управлять ресурсами компании эффективно.

Экономия средств

Одним из ключевых преимуществ виртуальных номеров является их выгодность. Поскольку для их использования не требуется дорогостоящее оборудование или сложные инфраструктурные решения, затраты на их обслуживание значительно ниже по сравнению с традиционными телефонными системами. Кроме того, виртуальные номера помогают уменьшить расходы на международные звонки, что делает их особенно выгодными для бизнесов с большим объемом международных контактов.

Как получить виртуальный телефонный номер?

Как получить виртуальный телефонный номер? Получить виртуальный номер телефона очень просто. Первым шагом является выбор надежного поставщика услуг виртуальной телефонии. На рынке существует множество провайдеров, предлагающих различные пакеты услуг, поэтому важно выбрать того, который лучше всего будет соответствовать потребностям вашего бизнеса. После выбора провайдера вам необходимо зарегистрироваться на их платформе и выбрать соответствующий тарифный план.

Следующий шаг — выбор типа виртуального номера (мобильный, международный, toll-free или городской) и настройка его функционала. Большинство провайдеров предлагают удобные онлайн-панели для управления номерами, где можно настроить переадресацию звонков, интеграцию с другими системами и другие параметры.

После завершения настроек вы получите виртуальный номер, готовый к использованию и подключению к выбранной вами платформе для колл-центра. Благодаря простоте и удобству процесса, переход на виртуальные номера в вашем бизнесе может быть осуществлен быстро и безболезненно, обеспечивая все преимущества современных телекоммуникационных технологий.